IT音痴からの脱却～その書類、電子化してください。

先日のことです。

僕が関わっていた物件で、トラブルがありました。

リフォーム工事の完成後に、お客様と元請会社の担当者が

「言った、言わない」

で、揉めたのです。


そこに僕も巻き込まれまして、

「どうなっているんですか？」

「どうしてそうなったんですか？」

と矛先を向けられました。
（僕が担当した工事に対するクレームでした）


その現場の担当者は50代後半の方で、
いわゆる

「IT音痴」

を貫いているお方です。


昔ながらのやり方を変えられず、大量の情報を処理しきれずに、頻繁にミスを繰り返しています。


忘れっぽかったり、そもそも覚える気が無かったり、
今までに何度も何度も同じようなミスをしています。


今回もトラブルが発生したことを聞いて、

「またですか・・・」

僕はそう思いました。


でもその感覚ではダメなんですよね、僕も。

「どうやったらそれを改善できるのか？」

「同じようなミスを防げるのか？」

僕も自分で自分の身を守らなければならないということです。


今回の件も、僕がそのことについて、覚えていなかったり、
明確にそして簡潔に説明できなかったら、その責任はこちらに回ってきたはずです。

そしてクレームを処理するためには、
回収できない経費がかかったり、
修正する手間や、人生最大の資産である、

「時間」

が失われてしまいます。


もちろん、どんなことにもミスは付き物ですし、広い目で見ると「想定内」でもあります。

いつもすべてが上手くいく、とは限らないわけですからね。

「このことから何を得ることができるのか？」

「失敗から学ぶべきことは沢山あるはずだ」

と、物事をプラスに変える発想を持つことも大事ですが、
この件に関しては、僕の考えの及ばないところで発生し、その火の粉がこちらに降りかかったケースなのです。

そして僕自身がターゲットになり燃やされようとしていました・・・。

お客様の怒りがこちらに向かおうとしていたのです。


そん中で僕が思ったのは、

「担当者にもっとITスキルがあれば良かった」

ということでした。

例えば、元請会社の業務としては・・・

・お客様と打ち合わせをして
・それを記録して、
・下請け業者に見積もりを依頼して
・実行予算を提示して、
・お客様と契約及び承認をもらって、
・下請け業者に発注して、
・着工して完成する
・そしてお客様に物件を引き渡す

というような大まかな流れがあると思います。


これは建設業に限ったことではなく、様々な分野でも同じように物事が進んで行くと思います。

ここで重要な役割を果すのは、やはり元請会社の担当者ですよね、間違いなく。

元請の担当者がこの流れの中のどこかで、
記録を疎かにしてしまったり、
発注ミスをすると、
必ず最後にそのツケが回ってくることになります。

そして下請け業者というのは、お客様と直接関わらないため、
元請からの情報や指示に頼ることになります。

ITスキルがある程度あれば、発注や変更を速やかに
メールなどで下請け業者に伝えることができますし、
電子情報として残るので、あとから調べたりすることも簡単にできます。


でも今回の件の担当者は、どうしたってそのITスキルがないのです。


一番最初の見積り依頼は主に電子メールで図面や仕様を送ってくれますが、
(図面は手渡しされることも多いです)
その後は「手書き」と自らの「記憶」に頼る、
そんな管理方法なのです。

１千万円を超えるような工事で、そんな管理方法はありえませんよね、普通。

手書きが悪いというわけではありませんが、
打ち合わせの記録としては、そのままでは弱いと思います。

今回のように

「打ち合わせした内容と現場の収まりが違う」

というクレームがあった場合、
担当者は打ち合わせ記録を必死に探したわけです。

ところが出てこないのです・・・。

どれだけ探しても、現場の収まりが打ち合わせによって
変更したことを証明できる証拠が出てこないのです。

そして、お客様も変更したことを忘れてしまったのか、
もしくは意図が正しく伝わっていなかったのか、
それを思い出して証明することができないのです。

これは本当にお互いが可哀想だし、困ったことになりました。

そこでもちろん僕が登場するのですが、
僕は残していましたよ、記録を。

なぜなら、この元請の担当者を信用していないからです。

だから、僕は内容に変更があったことを図面に書いていました。
（金額的な変更があった訳ではないので、追加発注のような扱いではありませんでした）

ある日電話が来たのです、その担当者から。
（よくかかってきます、一日に何度も）
そしてその電話の中で、工事の変更を告げられたのです。

変更内容は電話で把握できる類だったので、とくに図面を変更する必要性は感じませんでした。

そして僕はその内容を手書きで図面に記入しました。

ただし、日付の記入や打ち合わせ議事録のようなものは
作成していなかったので、証拠としては不十分と言えるのかもしれません。

でも僕には確固たる自信と、鮮明な記憶、
そして相手を納得させることのできる弁論、
というスキルがありましたので（笑

自分の書類を確認してから、そのミスの総合デパートである元請担当者に言いました。

「記録残ってますよ、私のほうでは」と。

それでその図面をスキャンして電子メールで送ったわけです。

作成されたPDFファイルの日付は、スキャンした日付になってしまいますが、
打ち合わせた時の手書きの内容が、とてもリアリティがあって、
納得してもらうには十分な証拠でした。

「後から書いたんじゃないのか？」

と言われる要素はなかったと思います。

もちろん相手はそれを見て反論することはできません。

だって、

「覚えていない」

のですから・・・。

このように、記憶に頼ったり、日付のない手書きの記録では、
事が大きくなった際に、取り返しの付かないことに発展する場合があります。

時には裁判沙汰になることもあります。

そこで、ITスキルのない方におすすめなのは、

・文書や図面をデジタルデータで保存すること

・打ち合わせの際は音声を録音すること

です。

これだけでも随分変わってくると思います。

特にITスキルを使う必要はありません。

もしこれが面倒だな、と思ったら
それこそITを活用するチャンスです（笑

ITを上手く活用すればこんなことは簡単にできてしまいますから。
（というか普通やっていますよね、今の時代）

まず、文書のデジタル化ですが、これには

・スマホのカメラ

・デジタルカメラ

このどちらかを使うと良いでしょう。

一番良いのはコピー機でのスキャンですが、
恐らくこれが面倒だったり、パソコンに取り込んで保存や整理をするのができないんですよね。

要するに、パソコン自体がハードルになっている方が多いですね。

でもスマホやデジカメを使って、
ノートや図面を撮影するのは、
決して難しいことではありません。

デジカメなら、日付や時間が記録できますから（設定が必要）
別にパソコンに取り込んだり印刷しなくても、
必要に迫られた時にだけ、デジカメのモニターで確認できます。

また音声ですが、これは取材記者やセミナーなどでも多く使われていますが、
ICレコーダーを普段から持ち歩いて、録音するクセをつけることで、

「聞いていなかった」

というミスを減らせますね。

最近はICレコーダーが小型化・高音質・高容量の物がありますので、
そちらを打ち合わせの際に使うと良いです。

ただし、人前であからさまに使う場合は、お客様に断ってからのほうが良いですね。

「大事な案件ですので、録音させていただきます」

と言った具合にです。

これも必要があった時に、日付と時刻から探すことができます。
（日報を書いていないとかは論外ですね）

日報に、

「○○様、10時から3回目の打ち合わせ」

と記録が残っていれば、その時の音声と紙に書いた内容を
デジカメとICレコーダーから確認することができます。

これなら難しくはないと思います。

そしてステップアップするなら、
それらの電子データーを、パソコンに取り込んで管理・保存して欲しいですね。

そうすることで、引き継ぎも楽になりますよ。

病院に行ったり、有給休暇で休みを取ることも、問題ありません。

紙ベースの記録だと、引き継ぎもままなりませんからね。

それと・・・

こういったIT活用が苦手な方の多くは、大量の紙ベースの資料を紙袋にいつも持ち歩いていますが、

実はそれらすべてを、スマホ1台に入れることが可能なんです。

スマホだとお客様にプレゼンしづらいのであれば、タブレット端末（i Pad）なども便利です。

でもスマホ1台でこれらを完結させるのは、
ある程度のITスキルが必要になります。
(難しくはありませんが)

ちなみに撮影や録音などもスマホ1台あればできます。
（スマホだけで完結させる方法は今後紹介します）

ということで、ITスキルを高める努力をするとともに、
こういったデジタル機器を使いこなして、
関わった方、全員が満足できる、
そんな仕事をお互いしていきたいものですね。

追伸：
今回のクレームに対しては、こちらに非がないことを双方に了承してもらいました。
その上で、それぞれの妥協案を受け入れて、無事に解決に至りました。

もし、僕が図面に記録を残していなかったら・・・
もし、僕の記憶からそのことが抜けていたとしたら・・・

想像するだけで胃がキューっとなります（汗

完全に一人負けの状態になってましたね。

おすすめのICレコーダー
（記録容量が大きめで、液晶画面で日付や時刻を確認できるものが良いです）
→【送料無料】SONY ICレコーダー(16GB) ブラック ICD-TX650 B [ICDT…

■用語集
・スマホ～スマートフォン
・IT　～情報技術。インターネットなど通信を含める場合はICTとも言うが、それらも含めてここではITと言っております。

タグ：クレーム ICレコーダー 電子化 ITスキル

50代からのITスキル

僕がいる業界の取引先の企業には、現役バリバリの50代の方が大勢います。

役職もそれなりに上の方ですから、責任のある職務に就いているわけです。

そんな50代の方々と接していると、いつも気になることがあるんです。


それは・・・

「人の時間を奪う」

そんな方がとても多いということです。


人の時間を奪うということですが、具体的に言うと、

・電話が多い
（一日に何回もかかってきます）

・直接会って話をしたがる

・忙しいので要件を忘れてしまう
（分割して案件を依頼してきます）

・とにかく忘れっぽい
（手がけている案件が完了しません）

など、受ける立場の僕としては、とても振り回されるのです。


ここで、

「依頼する側と受ける側の立場が違うから、しょうがないのでは？」

と思ったりもしますが、お互い効率的に働くという意味では、

時間を損しているし、もっと上手くやれると、いつもそう思います。


そんな日々にすっかり慣れてしまいましたが、ある時その原因に気が付きました。


それは・・・

「取引先の50代の方々は、圧倒的にITスキルが足りない！」

ということでした。


それはメールひとつ見ても明らかに問題があります。

いえ、メールを使ってくれるならまだマシな方です。


急ぎの用件じゃないのに、

・やたらと電話してくる
（メールで済む内容だし、メールの方が記録として残ります）

・不要な書類を大量にFAXで送ってくる
（メールで十分です。必要書類を選別して印刷できます）

・たまにメールに添付されている書類や画像のファイルサイズが大き過ぎる
（スキャンの設定が悪かったり、画像の縮小をできないからです）

これ以外にもIT音痴を伺わせる、様々なやり方で、

「相手の時間を奪う」

そんな存在になっているのです。


一昔前、まだインターネットが発達しておらず、

スマホなんかがなかった時代ならまだわかります。


でもITの発達により、世の中は便利になり、

僕達の業界もその恩恵を受け、それを利用しながら発展しているのです。

ところが僕の身近な取引先のアラフィフの方々は、

ITスキルを高めることができずに、昔ながらのやり方で

貫こうとしているのです。


彼らの立ち位置も、部下のいる上司であったりしますから、

プライドが邪魔をして、聞けないんですよね、職場では。

取引先の僕のような者には、それでも聞いてくれたりするんですが、

そもそも「覚えよう」という意欲がないので、

一度教えても忘れてしまうんですね。


昔のやり方に戻ってしまうんです、使わないから。


そういう訳で、50代からはITスキルを磨くことをオススメします。

プライベートでほとんど使わないのも、遠ざかる原因の一つだと思います。

（でもそういう人に限って、競馬のネット口座を持ってたりするんですよね、汗）


10代や20代の若者のように、当たり前ではない習慣かもしれませんが、

それを仕事に活かすことにより、人生変わると思いますよ。

・今より何倍も楽に、

・もっと効率的に、

・利益を上げる

そんなことが可能になります。

そして・・・

相手の時間を奪わなくなります。


必要最低限のITスキルを身につけることで、

これからの人生、まだまだ活躍できると思うのです。

まずは・・・

パソコンのキーボードのタイピングを練習するのもいいと思います。

あとはメールを使いこなしたりとか。

僕の知る人達は、自分の携帯のメールアドレスさえも知らないことが多いです。

会社のパソコンのEメールは使っているのに。

一歩踏み出して、寄り添って、役立つスキルを身に付けましょう。

タグ：50代 ITスキル 仕事